Obowiązek informacyjny wobec wynajmujących nieruchomości, potencjalnych wynajmujących oraz osób działających w ich imieniu

Co to jest obowiązek informacyjny?

Kiedy zamierzasz podpisać lub podpisujesz z P4 sp. z o.o. umowę najmu/dzierżawy przekazujesz nam dane osobowe (np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu, adres e-mail). Masz prawo wiedzieć, dlaczego przetwarzamy Twoje dane.
Informujemy Cię o tym na podstawie tzw. obowiązku informacyjnego.

Podstawa prawna obowiązku informacyjnego: art. 13 i 14 Rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

Administrator i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest P4 Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Taśmowej 7, zwana dalej „Play”. Z Inspektorem Ochrony Danych w Play możesz się skontaktować mailem lub listownie:

e-mail: iod@pomocplay.pl
adres pocztowy: ul. Taśmowa 7, 02-677 Warszawa, z dopiskiem „Dane osobowe”.

Cele oraz podstawy prawne gromadzenia i przetwarzania danych osobowych

Przykład: przetwarzanie danych może oznaczać skorzystanie np. z Twojego adresu, kiedy chcemy wystąpić o wydanie decyzji administracyjnej umożliwiającej budowę stacji bazowej, zlecić roboty budowlane lub remontowe.

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

zawarcie i realizacja umowy najmu/dzierżawy,
obsługa płatności i rozliczeń,
obsługa czynności serwisowych,
ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń,
archiwizacja danych i dokumentów,
udzielanie odpowiedzi na pisma i wnioski.

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane gdy:

wyrazisz zgodę,
jest to niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy,
jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Play, wynikającego w szczególności z przepisów:
- - ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane,
- - ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa,
- - ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks Postępowania Administracyjnego,
jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Play lub przez stronę trzecią.

Konsekwencją niepodania danych może być:

odmowa zawarcia umowy,
utrudniona realizacja umowy.

Okresy przechowywania danych

Okres przechowywania Twoich danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane. Wynika on z przepisów prawa (które nakazują przechowywanie danych przez określony czas) lub jest niezbędny do wykonania umowy lub prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.

Przykładowe okresy, przez jakie Twoje dane mogą być przechowywane:

dane potrzebne do wystawienia faktury oraz dowody księgowe, obsługa płatności i rozliczeń – 5 lat od końca okresu podatkowego
dane dotyczące wykonywania umowy – przez okres obowiązywania umowy,
ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń – do 7 lat.

Przekazywanie danych

W określonych sytuacjach możemy przekazać Twoje dane. Jest to niezbędne do zawarcia/realizacji umowy najmu/dzierżawy lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

Przykład: żeby zrealizować inwestycję na przedmiocie najmu/dzierżawy musimy przekazać dane (np. imię i nazwisko, adres zamieszkania, adres nieruchomości, numer telefonu, adres korespondencyjny, adres email) firmie wykonującej roboty budowlane.

Twoje dane osobowe możemy przekazywać następującym kategoriom odbiorców:

firmy kurierskie lub operatorzy pocztowi,
operatorzy telekomunikacyjni,
banki,
kancelarie prawne,
urzędy skarbowe,
organy administracji architektoniczno-budowlanej,
organy nadzoru budowlanego,
organy ochrony środowiska,
zakłady energetyczne,
podmioty przetwarzające, czyli podwykonawcy współpracujący z Play (np. budowa sieci telekomunikacyjnej, obsługa i utrzymanie sieci telekomunikacyjnej i systemów IT),
podmioty lub organy uprawnione na podstawie przepisów prawa (w tym sądy, prokuratorzy, komornicy, organy regulacyjne i nadzorcze),
podnajemcy/poddzierżawcy.

Twoich danych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony i stosując odpowiednie przepisy prawne.

Pozostałe informacje

Masz prawo zażądać dostępu do treści danych, które Cię dotyczą – poprawić je, zaktualizować, sprostować, przenieść, usunąć lub ograniczyć ich przetwarzanie. Możesz też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.
Zawsze masz prawo do wycofania wyrażonej zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Twoich danych sprzed wycofania zgody.

Jeśli masz wątpliwości, czy Twoje dane są prawidłowo przetwarzane przez Play, to możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany, czyli na podstawie automatycznej analizy danych.