Aplikacje do zarządzania czasem to narzędzia, które zastępują papierowe notatniki i dają jeszcze więcej możliwości. Sprawdzają się zarówno w organizacjach, jak i w życiu codziennym. Dlaczego warto je stosować i które są najlepsze?
Spis treści:
Aplikacje do organizacji czasu – dlaczego warto je mieć?
-
Oszczędność czasu – korzystanie z programów do organizacji zajmuje każdego dnia tylko chwilę. Użytkownik wie, co po kolei ma robić, więc nie traci ani sekundy na zastanawianie się, za co najlepiej zabrać się w następnej kolejności. Dzięki temu zdaje sobie sprawę, ile zadań jest w stanie wykonać każdego dnia.
-
Ustawianie priorytetów – aplikacje pozwalają zaplanować to, co jest najważniejsze do wykonania w najbliższym czasie, a przesunąć to, co może jeszcze poczekać.
-
Przypominanie o wydarzeniach – powiadomienia w aplikacjach sprawiają, że nie użytkownicy nie zapominają nawet o spotkaniach zaplanowanych wiele tygodni temu.
Todoist – mnogość opcji personalizacji
Todoist to bardzo popularna aplikacja do zarządzania czasem. Użytkownicy chętnie z niej korzystają, ponieważ pozwala na nieograniczone opcje personalizacji i bardzo intuicyjnie się ją obsługuje. Da się tam wprowadzać zadania z różnych dziedzin życia – prywatne czy zawodowe. Każde z nich ma specjalne oznaczenie, aby było widać, czego dotyczy.
Poszczególnym poleceniom można dodawać terminy wykonania, priorytety, prosić o przesłanie powiadomienia w odpowiednim czasie. Sporo opcji sortowania pozwala dzielić cele na różne projekty i dodawać do nich komentarze. Ta aplikacja-planer ma również wersję płatną dla firm, która nazywa się Todoist Business i powstała z myślą o zespołach pracowników i ich zadaniach.
Kalendarz Google – prosty i przejrzysty
Kalendarz Google to aplikacja do planowania czasu, do której wymagany jest adres na Gmailu. Ma formę bardzo przejrzystego kalendarza, który da się przeglądać zarówno w zakresie poszczególnych dni, jak i w większej perspektywie, wyświetlając np. cały tydzień. Można tam wprowadzać wszystkie wydarzenia, obowiązki do wykonania czy spotkania z innymi. Dzięki opcji zapraszania osób do poszczególnych zadań wszyscy otrzymują powiadomienie o nadchodzącym callu.
Apka nadaje się do codziennego użytkowania i świetnie sprawdza się w firmach. Inni użytkownicy mogą mieć dostęp do zadań pozostałych, co ułatwia kontrolowanie tego, co aktualnie robią współpracownicy. Dzięki temu wiadomo, kiedy wolno poprosić kogoś o pomoc, a kiedy mu nie przerywać.
Pomocnym aspektem jest to, że Kalendarz Google działa na wielu urządzeniach w tym samym czasie i można zmieniać swoje zadania za pośrednictwem telefonu, komputera i tableta – zaktualizują się wszędzie.
Trello – wirtualna tablica
Trello to program do organizacji pracy, który swoją formą przypomina nieco tablicę z przypinanymi karteczkami. Do wirtualnej tablicy da się dodawać listy i karty z zadaniami, a także rozdysponowywać je do poszczególnych członków zespołu. Aplikacja sprawdza się nie tylko w pracy, ale i na co dzień. Przy każdym celu dnia znajdują się statusy do uzupełniania, czy coś zostało już wykonane.
Na kartach można zamieścić nie tylko samo zadanie, ale także więcej informacji na jego temat. Przy rozdzielaniu tasków dla innych użytkowników sprawdzi się np. instrukcja. Cennym aspektem tego oprogramowania jest opcja umieszczania na tablicy swoich pomysłów, przez co Trello staje się miejscem na kreatywne burze mózgów i źródłem wielu inspiracji.
W zależności od wybranego pakietu apka jest darmowa lub płatna. Do użytku na co dzień z łatwością wystarczy podstawowa wersja bez abonamentu. Aby pobrać oprogramowanie na swoje urządzenie, trzeba mieć dostęp do sieci. Warto rozważyć pakiety Play – oferuje internet dla firm oraz użytkowników prywatnych.
Tiny Calendar – planowanie w trybie offline
Ogromną zaletą aplikacji Tiny Calendar jest to, że działa nawet offline. Zaciąga informacje o wydarzeniach z innych kalendarzy na urządzeniu i pozwala ustawiać przypomnienia o zbliżających się eventach. Oferuje aż 8 różnych widoków, więc da się spoglądać na poszczególne dni, tygodnie, miesiące i nie tylko.
Dzięki połączeniu z GPS zadania da się złączyć z lokalizacjami, w jakich się odbywają. Tiny Calendar pozwala na dodawanie zadań w kolorowych polach, co wygląda estetycznie i zachęcająco. Oprogramowanie jest dostępne na urządzenia mobilne z systemem Android i iOS.
Asana – idealne rozwiązanie dla firm
Asana to program do planowania, który niezwykle ułatwia pracę w organizacji. Ma wręcz nieograniczone możliwości na tworzenie całego systemu zadań dostosowanego do własnych potrzeb. Da się tam tworzyć zespoły, poszczególne zadania i projekty, a następnie przydzielać do tasków konkretne osoby. Każdy pracownik samodzielnie układa i segreguje swoje cele.
Dostęp do własnych zadań można mieć w formie listy, tablicy i kalendarza. System przypomina o deadline’ach, informuje o komentarzach innych użytkowników do tasków, a także pozwala na raportowanie prac na specjalnych wykresach. Asana jest bardzo intuicyjna, dlatego łatwo wdrożyć ją w firmie. Działa i w aplikacji, i w przeglądarce, więc każdy wybiera opcję najwygodniejszą dla siebie.
Sprawdź: Aplikacje do planowania zadań – jaki planer jest idealny do pracy?
