Obowiązek odbioru
Od 1 lutego 2026 roku odbieranie faktur za pośrednictwem KSeF staje się obowiązkowe dla wszystkich firm (np. spółek, czy osób fizycznych prowadzących jednoosobowe działalności gospodarcze), bez względu na wysokość obrotów.
Wizualizacja faktury i sposób doręczenia
Oprócz obligatoryjnego wystawiania faktur ustrukturyzowanych i ich wysyłki do KSeF dla klientów biznesowych, będziemy nadal wysyłać wizualizację faktury wraz z obowiązkowym wykazem telekomunikacyjnym.
Będziemy je wysyłać w dotychczasowej formie - na adres e-mail lub papierowo - analogicznie do wysyłki faktur przed 31 stycznia 2026 roku.
Czym jest KSeF
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rządowa, centralna platforma, która służy do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur tzw. ustrukturyzowanych. System ten stanie się w 2026 roku obowiązkowym narzędziem dla każdego podmiotu wystawiającego i odbierającego faktury. Każdy podmiot gospodarczy będzie zobligowany do wystawiania i odbierania faktury za pomocą tego systemu.
KSeF zapewnia jednolity standard faktur elektronicznych w całym kraju i automatyzuje wymianę dokumentów między firmami. Dzięki temu systemowi:
- masz stały dostęp do faktur wystawionych w KSeF do 10 lat wstecz
- nie musisz przechowywać ich samodzielnie ani drukować
- eliminujesz ryzyko zgubienia lub zniszczenia dokumentów
Więcej informacji na temat KSeF znajdziesz na stronie Ministerstwa Finansów.
Co się zmieni w fakturach dla klientów biznesowych
Faktury z systemu KSeF będą różniły się od tych, które dotychczas wystawialiśmy. Zamiast papieru i pliku PDF będzie to tzw. faktura ustrukturyzowana w formie cyfrowego kodu. Aby ułatwić Ci adaptację do nowych rozwiązań, będziemy udostępniać wizualizacje faktur wystawionych w KSeF.
Na wizualizacji będziemy umieszczać:
- Id_KSeF – numer faktury nadany przez system KSeF (o ile będzie dostępny w momencie wysyłki wizualizacji)
- kod QR – zapewni Ci dostęp do faktury w KSeF i weryfikację autentyczności faktury
Pamiętaj jednak, że wizualizacja faktury nie jest oryginałem faktury VAT w rozumieniu przepisów podatkowych. Wizualizacja ma charakter pomocniczy.
Oficjalny dokument będzie dostępny wyłącznie w systemie KSeF i musisz ją samodzielnie pobrać z KSeF.
Co się nie zmienia dla klientów biznesowych
Bez zmian pozostaje sposób przekazywania wykazu telekomunikacyjnego – otrzymasz go e-mailem lub papierowo – zgodnie z dotychczasowym sposobem wysyłki faktur.
Niezmienne pozostają także:
- numer konta do wpłat
- termin płatności faktur
Dane na fakturze
Upewnij się, że przekazywane nam dane do faktury, w szczególności NIP, są poprawne. – po wystawieniu faktury w systemie KSeF nie będzie możliwości jej edycji ani poprawienia.
Jeżeli jesteś klientem biznesowym, ale z jakiegoś powodu na dotychczasowych fakturach nie ma Twojego nr NIP, niezwłocznie skontaktuj się z nami i go uzupełnienij.
Jeżeli NIP będzie niepoprawny, nasza faktura do Ciebie nie dotrze.
Wizualizacje faktur na adres e-mail
Jeżeli chcesz otrzymywać wersję informacyjną dokumentów rozliczeniowych, aktywuj e-fakturę i podaj adres e-mail.
Sprawdź, jak aktywować e-fakturę.
Jeśli masz już aktywną e-fakturę, nie musisz nic robić.
Duplikaty faktur
Wprowadzenie systemu KSeF spowoduje, że od 1 lutego 2026 nie otrzymasz od nas duplikatu faktury.
Faktury będą zawsze dostępne w systemie KSeF (przez 10 lat). W każdej chwili możesz pobrać wizualizacje po zalogowaniu się do swojego konta w Play24, Biznes24, Moje Usługi lub Panelu Kliena – będą tam dostępne przez 12 miesięcy.
Noty korygujące
Ważną zmianą jest likwidacja not korygujących. Oznacza to, że od 1 lutego 2026 roku nie możesz już samodzielnie poprawiać drobnych błędów na fakturze, np. błędu w nazwie czy w adresie.
Jeśli zauważysz taki błąd - skontaktuj się z nami i podaj poprawne dane, a my wystawimy fakturę korygującą.
Czy mogę edytować dane na wystawionej fakturze w przypadku błędu?
Nie. Faktura po przyjęciu do KSeF staje się dokumentem prawnym i nie można jej zmieniać. Jeśli pojawi się błąd, skontaktuj się z nami i podaj poprawne dane - wystawimy fakturę korygującą.
Co mam zrobić, jeśli na mojej fakturze jest błędny NIP nabywcy?
Skontaktuj się z nami. My wystawimy fakturę korygującą do faktury z błędnym NIP nabywcy do 0 zł oraz nową fakturę z poprawnym numerem NIP nabywcy na prawidłową kwotę.
W innym przypadku nie zobaczysz tej faktury na swoim koncie w KSeF.
Co mam zrobić, jeśli otrzymam podejrzaną fakturę i będzie mi się wydawać, że ta faktura nie pochodzi od Play? Czy KSeF przewiduje mechanizmy przeciwdziałania oszustwom i wystawianiu fałszywych faktur?
Porównaj fakturę odebraną z KSeF z wizualizacją, którą otrzymujesz e-mailem lub papierowo. Na wizualizacji jest umieszczony kod QR, który potwierdza, że ta faktura istnieje w KSeF, a po wpisaniu danych dodatkowych umożliwia Ci jej pobranie z systemu.
System KSeF umożliwia zgłaszanie administracji skarbowej faktur, w stosunku do których masz podejrzenie oszustwa.
Czy system KSeF automatycznie poinformuje mnie, że Play albo inny podmiot wystawił dla mnie fakturę?
Nie, KSeF nie wysyła powiadomień. Musisz to sprawdzać samodzielnie.
MF udostępnia Aplikację Podatnika KSeF (w wersji online) oraz Aplikację Mobilną KSeF (do pobrania na smartfon), do której możesz się zalogować i sprawdzić wszystkie faktury wystawione dla Ciebie.
Gdzie na fakturze KSeF znajdę dodatkowe dane, takie jak np. numer umowy?
Numer umowy umieszczamy w polu „Stopka/Informacje StopkaFaktury” faktury ustrukturyzowanej.
Teraz od Play dostaniesz Wizualizację Faktury. Oryginał pobierz z KSeF.
Wizualizacja ma charakter wyłącznie informacyjny. Służy do zweryfikowania opłat, uregulowaniu płatności.
Pod danymi adresowymi znajdziesz również NIP Odbiorcy (Podmiotu trzeciego).
Podstawowe dane nadal znajdziesz w tym samym miejscu, co wcześniej.
Na drugiej stronie znajdziesz unikalny kod QR z numerem Twojej faktury KSeF.
Kod QR potwierdza, że faktura została poprawnie wystawiona za pośrednictwem systemu KSeF.
Na pierwszej stronie znajdziesz informację o Fakturze VAT, nie o Wizualizacji Faktury.
Na drugiej stronie będą 2 kody QR: jeden z oznaczeniem „OFFLINE” i drugi z oznaczeniem „CERTYFIKAT".
Wybierz kategorię i kup korzystniej on-line