wróć do Obowiązek informacyjny

Obowiązek informacyjny wobec pracowników i współpracowników

Co to jest obowiązek informacyjny?

Kiedy podpisujesz umowę lub kiedy przekazujemy Ci informacje o naszej ofercie, przekazujesz nam swoje dane osobowe (np. imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail). Masz prawo wiedzieć, dlaczego przetwarzamy Twoje dane.
Informujemy Cię o tym na podstawie tzw. obowiązku informacyjnego.

Podstawa prawna obowiązku informacyjnego: art. 13 Rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej „RODO”.

Administrator i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest P4 Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Wynalazek 1, zwana dalej Play. Z Inspektorem Ochrony Danych w Play możesz się skontaktować mailem lub listownie:

  • e-mail: iod@pomocplay.pl
  • adres pocztowy: ul. Wynalazek 1, 02-677 Warszawa, z dopiskiem „Dane osobowe”.

 

Cele oraz podstawy prawne gromadzenia i przetwarzania danych osobowych

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

Cel Wymóg ustawowy Wymóg umowny Warunek zawarcia umowy
Zawarcie i realizacja umowy (o pracę, zlecenia, o dzieło), w tym: prowadzenie akt pracowniczych, aktualizacja danych osobowych w systemach Play, ZUS oraz PPK rozliczanie listy płac i wypłata wynagrodzeń, realizacja zajęć wynagrodzenia, rozliczanie zwolnień lekarskich i zasiłków, wystawianie umów o pracę, aneksów zmieniających warunki zatrudnienia, przygotowywanie wypowiedzeń umów oraz kar porządkowych, wystawianie skierowań na badania wstępne, okresowe i kontrolne, wystawianie i wysyłka świadectw pracy, wystawianie i wysyłka PIT, wysyłka dokumentów do pracowników -
Archiwizacja akt pracowniczych i dokumentów, w tym zawierających dane przekazane przy zatrudnieniu, świadectw pracy, dyplomów, oświadczeń pracowników i dokumentów wewnętrznych wymaganych przez pracodawcę, umów o pracę oraz aneksów do umowy, skierowań na badania i zaświadczeń lekarskich, rozliczonych zwolnień lekarskich, list płac, wystawionych PIT oraz zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach - -
Świadczenia dodatkowe dla pracowników i członków rodzin (np. bony świąteczne, paczki dla dzieci, półkolonie dla dzieci, bilety do kina, karty sportowe, wczasy pod gruszą, zapomogi z tytułu trudnej sytuacji życiowej)
Udział w programach premiowych lub konkursach -
Udział w szkoleniach (w tym organizowanych lub prowadzonych przez osoby trzecie) -
Udział w wyjazdach służbowych i integracyjnych (w tym organizowanych przez osoby trzecie) -
Udział w ankietach lub badaniach pracowników, współpracowników lub kontrahentów prowadzonych przez Play lub osoby trzecie - -
Świadczenia medyczne lub ochrona ubezpieczeniowa dla pracowników i członków rodzin
Bezpieczeństwo i higiena pracy (szkolenia BHP, przygotowanie dokumentacji wypadków i raportowanie na potrzeby BHP) -
Dostęp do informacji, obiektów i infrastruktury technicznej Play (w tym sieci telekomunikacyjnej i systemów IT)
Udzielanie odpowiedzi na pisma, wnioski i żądania -
Ustalenie, obrona i dochodzenie roszczeń -

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane gdy:

  • wyrazisz zgodę – art. 6 ust. 1 lit. a) RODO lub art. 9 ust. 2 lit. a) RODO
  • jest to niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy– art. 6 ust. 1 lit. b) RODO
  • jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Play – art. 6 ust. 1 lit. c) RODO (w szczególności: ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy, ustawa z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawa z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych)
  • jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Play lub przez stronę trzecią– art. 6 ust. 1 lit. f) RODO (w szczególności monitoring wizyjny oraz zapewnienie dostępu do informacji, obiektów i infrastruktury technicznej Play)
  • przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązków i wykonywania szczególnych praw przez Play lub osobę, której dane dotyczą, w dziedzinie prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej – art. 9 ust. 2 lit. b) RODO
  • przetwarzanie jest niezbędne do celów profilaktyki zdrowotnej lub medycyny pracy, do oceny zdolności pracownika do pracy, diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub zabezpieczenia społecznego – art. 9 ust. 2 lit. h) RODO

 

Konsekwencją niepodania danych może być:

  • odmowa zawarcia umowy
  • brak możliwości korzystania z określonych świadczeń lub szkoleń
  • brak możliwości udziału w projektach realizowanych dla Play
  • brak udzielenia odpowiedzi na pisma, wnioski i żądania
  • utrudniona realizacja umowy

 

Okres przechowywania danych

Będziemy przechowywać Twoje dane osobowe:

  • akta pracownicze – do 50 lat (w postaci papierowej) dla umów zawartych przed 1.01.2019 r., 10 lat (w postaci elektronicznej) dla umów zawartych od 1.01.2019 r.
  • realizacja umowy – – przez okres obowiązywania umowy (do jej rozwiązania lub wygaśnięcia)
  • dowody księgowe, obsługa płatności i rozliczeń – 5 lat od końca okresu podatkowego
  • dane z systemu monitoringu wizyjnego – do 3 miesięcy
  • dane dotyczące dostępu do obiektów i infrastruktury technicznej Play – do 2 lat
  • udzielanie odpowiedzi na pisma, wnioski i reklamacje – do 7 lat
  • ustalanie, obrona i dochodzenie roszczeń – do 7 lat

 

Przekazywanie danych

Twoje dane osobowe będziemy przekazywać następującym kategoriom odbiorców:

  • ZUS
  • urzędy skarbowe
  • banki
  • podmioty współpracujące w celu zapewnienia świadczeń z ZFŚS, obsługi PPK
  • podmioty współpracujące w celu zapewnienia obsługi BHP, organizacji szkoleń i konferencji, wyjazdów, usług transportowych
  • podmioty współpracujące w zakresie ochrony ubezpieczeniowej (np. Willis Towers Watson Polska sp. z o.o., Generali Życie TU S.A.), świadczeń medycznych (np. Medicover Sp. z o.o.) lub świadczeń dodatkowych (np. Benefit Systems SA)
  • podmioty współpracujące w zakresie dostępu do obiektów i infrastruktury technicznej Play
  • firmy dostarczające narzędzia i usługi umożliwiające prowadzenie analiz i statystyki
  • podmioty przetwarzające, czyli podwykonawcy współpracujący z Play (np. audytorzy, firmy doradcze i konsultingowe, firmy/agencje reklamowe, marketingowe i badawcze, biura turystyczne, obsługa i utrzymanie systemów IT, windykacja należności)
  • podmioty lub organy uprawnione na podstawie przepisów prawa (w tym sądy, prokuratorzy, komornicy, organy regulacyjne i nadzorcze)

Twoich danych nie przekazujemy do państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony i stosując odpowiednie przepisy prawa.

 

Twoje prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych

Masz następujące prawa:

  • dostępu do treści Twoich danych osobowych
  • żądania sprostowania Twoich danych osobowych
  • żądania usunięcia Twoich danych osobowych
  • żądania ograniczenia przetwarzania Twoich danych osobowych
  • do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych ze względu na szczególną sytuację

Masz prawo do wycofania wyrażonej zgody, gdy jest podstawą przetwarzania. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Twoich danych sprzed wycofania zgody.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami lub z naszym Inspektorem Ochrony Danych (dane kontaktowe powyżej oraz na stronie internetowej www.play.pl).

Jeśli masz wątpliwości, czy Twoje dane są prawidłowo przetwarzane przez Play, to możesz wnieść skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

 

Archiwum dokumentów

 

wróć do Obowiązek informacyjny

Potrzebujesz więcej pomocy?

Potrzebuję pomocy Wszystko już wiem

"Maćka przepełnia radość gdy dowiaduje się, że mógł komuś pomóc"
Cieszymy się z nim, że mogliśmy Ci pomóc.
zespół Play

Maciek z radości tańczy przed swoim komputerem Maciek z radości tańczy przed swoim komputerem

Potrzebujesz pomocy?

Zadzwoń do nas, jeżeli potrzebujesz pomocy

790 500 500 lub *500 jeśli dzwonisz z telefonu w Play (*600 lub 790 600 600 jeśli jesteś klientem biznesowym)

Wejdź do Play24

Zaloguj się do Play24. Tu są wszystkie potrzebne dla Ciebie informacje. zaloguj się

Sprawdź też informacje na forum Play

forumplay.pl