wróć do Obowiązek informacyjny

Obowiązek informacyjny wobec pracowników, współpracowników, pracowników dostawców, praktykantów, kandydatów do pracy

Co to jest obowiązek informacyjny?

Kiedy aplikujesz, chcesz podjąć współpracę lub podpisujesz umowę o pracę, przekazujesz nam swoje dane osobowe (np. imię i nazwisko, PESEL, NIP, adres, numer telefonu). Masz prawo wiedzieć, dlaczego przetwarzamy Twoje dane.
Informujemy Cię o tym na podstawie tzw. obowiązku informacyjnego.

Podstawa prawna obowiązku informacyjnego: art. 13 i 14 Rozporządzenia PE i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).

 

Administrator i Inspektor Ochrony Danych

Administratorem Twoich danych osobowych jest P4 Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ulicy Taśmowej 7, zwana dalej Play. Z Inspektorem Ochrony Danych w Play możesz się skontaktować mailem lub listownie:

  • e-mail: iod@pomocplay.pl
  • adres pocztowy: ul. Taśmowa 7, 02-677 Warszawa, z dopiskiem „Dane osobowe”.

 

Cele oraz podstawy prawne gromadzenia i przetwarzania danych osobowych

Przykład: przetwarzanie danych może oznaczać skorzystanie z Twojego adresu, kiedy chcemy przesłać Ci rachunek (a czasem przypomnienie o rachunku) lub odpowiedź na pismo

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

Cel Wymóg ustawowy Wymóg umowny Warunek zawarcia umowy
Zawarcie i realizacja umowy (o pracę, zlecenia, o dzieło), w tym: prowadzenie akt pracowniczych, aktualizacja danych osobowych w systemach Play oraz ZUS, rozliczanie listy płac i wypłata wynagrodzeń, realizacja zajęć wynagrodzenia, rozliczanie zwolnień lekarskich i zasiłków, wystawianie umów o pracę, aneksów zmieniających warunki zatrudnienia, przygotowywanie wypowiedzeń umów oraz kar porządkowych, wystawianie skierowań na badania wstępne, okresowe i kontrolne, wystawianie i wysyłka świadectw pracy, wystawianie i wysyłka PIT, wysyłka dokumentów do pracowników lub współpracowników -
Archiwizacja akt pracowniczych i dokumentów, w tym zawierających dane przekazane przy zatrudnieniu, świadectw pracy, dyplomów, oświadczeń pracowników i dokumentów wewnętrznych wymaganych przez pracodawcę, umów o pracę oraz aneksów do umowy, skierowań na badania i zaświadczeń lekarskich, rozliczonych zwolnień lekarskich, list płac, wystawionych PIT oraz zaświadczeń o zatrudnieniu i zarobkach - -
Świadczenia dodatkowe dla pracowników i członków rodzin (np. bony świąteczne, paczki dla dzieci, półkolonie dla dzieci, bilety do kina, karty sportowe, wczasy pod gruszą, zapomogi z tytułu trudnej sytuacji życiowej)
Udział w szkoleniach prowadzonych przez osoby trzecie -
Świadczenia medyczne lub ochrona ubezpieczeniowa dla pracowników i członków rodzin
Bezpieczeństwo i higiena pracy (szkolenia BHP, przygotowanie dokumentacji wypadków i raportowanie na potrzeby BHP) -
Rekrutacja kandydatów do pracy (umowy o pracę, zlecenie, dzieło, praca tymczasowa, staże i praktyki) -
Dostęp do informacji, obiektów i infrastruktury technicznej Play (w tym sieci telekomunikacyjnej i systemów IT)
Udzielanie odpowiedzi na pisma, wnioski i żądania -

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane gdy:

  • wyrazisz zgodę,
  • jest to niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną lub do podjęcia działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy,
  • jest to niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na Play, wynikającego w szczególności z przepisów:
    • - ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. kodeks pracy,
    • - ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych,
    • - ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych,
  • jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Play lub przez stronę trzecią.

 

Konsekwencją niepodania danych może być:

  • odmowa zawarcia umowy,
  • brak możliwości korzystania z określonych świadczeń i szkoleń,
  • brak możliwości udziału w projektach realizowanych dla Play,
  • brak możliwości świadczenia usług dla Play lub w imieniu Play,
  • utrudniona realizacja umowy.

 

Okresy przechowywania danych

Okres przechowywania Twoich danych osobowych zależy od celu, w jakim dane są przetwarzane. Wynika on z przepisów prawa (które nakazują przechowywanie danych przez określony czas) lub jest niezbędny do wykonania umowy lub prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią.

Przykładowe okresy, przez jakie Twoje dane mogą być przechowywane:

  • akta pracownicze – do 50 lat,
  • dane dotyczące wykonywania umowy – do 10 lat,
  • dane potrzebne do wystawienia faktury oraz dowody księgowe – 5 lat od końca okresu podatkowego,
  • dane kandydatów do pracy – 2 lata od momentu złożenia aplikacji,
  • dane współpracowników, pracowników dostawców – do 10 lat.

 

Przekazywanie danych

W określonych sytuacjach możemy przekazać Twoje dane. Często jest to niezbędne do realizacji umowy, spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub zapewnienia świadczeń dodatkowych dla pracowników lub członków rodzin.

Przykład: żebyś mógł/mogła korzystać z karty Multisport musimy przekazać Twoje dane do Benefit Systems SA.

Twoje dane osobowe możemy przekazywać następującym kategoriom odbiorców:

  • ZUS, urzędy skarbowe,
  • banki,
  • podmioty współpracujące w celu zapewnienia świadczeń z ZFŚS,
  • podmioty współpracujące w celu zapewnienia obsługi BHP, organizacji szkoleń i konferencji, wyjazdów, usług transportowych,
  • podmioty współpracujące w zakresie ochrony ubezpieczeniowej (np. Willis Towers Watson Polska sp. z o.o., Generali Życie TU S.A.), świadczeń medycznych (np. Medicover Sp. z o.o.) lub świadczeń dodatkowych (np. Benefit Systems SA),
  • podmioty współpracujące w zakresie dostępu do obiektów i infrastruktury technicznej Play,
  • podmioty przetwarzające, czyli podwykonawcy współpracujący z Play (np. agencje rekrutacyjne, agencje badawcze i marketingowe, obsługa i utrzymanie systemów IT, windykacja należności),
  • podmioty lub organy uprawnione na podstawie przepisów prawa (w tym sądy, prokuratorzy, komornicy, organy regulacyjne i nadzorcze).

Twoich danych nie zamierzamy przekazywać do tzw. państw trzecich (tj. poza Europejski Obszar Gospodarczy obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię). Jeśli jednak pojawi się taka potrzeba, możemy to zrobić, zapewniając odpowiedni poziom ochrony i stosując odpowiednie przepisy prawa.

 

Pozostałe informacje

Masz prawo zażądać dostępu do treści danych, które Cię dotyczą – poprawić je, zaktualizować, sprostować, przenieść, usunąć lub ograniczyć ich przetwarzanie. Możesz też wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.
Zawsze masz prawo do wycofania wyrażonej zgody. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania Twoich danych sprzed wycofania zgody.

Jeśli masz wątpliwości, czy Twoje dane są prawidłowo przetwarzane przez Play, to możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Nie podejmujemy decyzji w sposób zautomatyzowany, czyli na podstawie automatycznej analizy danych.

 

Dokument do ściągnięcia

wróć do Obowiązek informacyjny

Potrzebujesz więcej pomocy?

Potrzebuję pomocy Wszystko już wiem

"Maćka przepełnia radość gdy dowiaduje się, że mógł komuś pomóc"
Cieszymy się z nim, że mogliśmy Ci pomóc.
zespół Play

Maciek z radości tańczy przed swoim komputerem Maciek z radości tańczy przed swoim komputerem

Potrzebujesz pomocy?

Zadzwoń do nas, jeżeli potrzebujesz pomocy

790 500 500 lub *500 jeśli dzwonisz z telefonu w Play (*600 lub 790 600 600 jeśli jesteś klientem biznesowym)

Wejdź do Play24

Zaloguj się do Play24. Tu są wszystkie potrzebne dla Ciebie informacje. zaloguj się

Sprawdź też informacje na forum Play

forumplay.pl