Kompleksowe zarządzanie połączeniami głosowymi w przedsiębiorstwie nie należy do łatwych zadań. Bardzo często mniejsze lub większe firmy muszą mierzyć się z prawdziwym nawałem połączeń telefonicznych od interesantów lub partnerów biznesowych. Jak poradzić sobie w takiej sytuacji, by obsługa połączeń była komfortowa, a wszystkie firmowe zadania realizowane bardzo sprawnie? Warto zainteresować się Wirtualną Centralką. To usługa Play, która pozwala na wygodne zarządzanie rozmowami telefonicznymi niezależnie od tego, czy działamy w ramach wielkiej korporacji, czy też kilkuosobowego przedsiębiorstwa. Czym jest Wirtualna Centralka? Wyjaśniamy!
Spis treści:
1. Wirtualna Centralka – podstawy
2. Funkcje Wirtualnej Centralki
2.1. Funkcje podstawowe
2.2. Funkcje dodatkowe
3. Jak zacząć korzystać z Wirtualnej Centralki?
4. Podsumowanie
Wirtualna Centralka – podstawy
Wirtualna Centralka to usługa zarządzana w trybie on-line. Pozwala na przygotowanie całego szkieletu systemu zarządzania połączeniami w firmie. Jest to rozwiązanie bezprzewodowe, obsługiwane z poziomu komputera – z tego powodu nie poniesiesz kosztów instalacji czy zakupu dodatkowego sprzętu.
Dzięki Wirtualnej Centralce możliwe jest zarządzanie połączeniami telefonicznymi przez 24h na dobę, dzięki prostej w obsłudze i bardzo intuicyjnej aplikacji www. Co ciekawe, rozwiązanie możemy w prosty sposób dostosować do swoich potrzeb, dzięki takim funkcjom, jak zapowiedzi, przekierowania czy kolejkowanie.
Funkcje Wirtualnej Centralki
Wirtualna Centralka to rozwiązanie oferujące nam szeroki dostęp do wielu ciekawych funkcji usprawniających funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Play dzieli te usługi na podstawowe oraz dodatkowe. Warto byśmy się z nimi dokładnie zapoznali.
Funkcje podstawowe:
1. Zapowiedzi głosowe – Wirtualna Centralka umożliwia nagrywanie własnych komunikatów w języku polskim lub angielskim. Te komunikaty będą odtwarzane dzwoniącym. Można ustawiać wiele zapowiedzi w zależności od ścieżki, którą dzwoniący wybierze na klawiaturze telefonu.
2. Przekierowanie połączeń – można ustawiać automatyczne przekierowanie połączeń na wybrany numer telefonu. Ponadto można ustawiać kolejkowanie połączeń, jeśli pojawia się spora ilość rozmów przychodzących.
3. Wywołanie grupowe – można tworzyć grupy z użytkowników obejmujące konkretne sekcje funkcjonowania firmy, np. dział sprzedaży, księgowości, magazynu. Następnie możliwe będzie tworzenie połączeń do wszystkich członków danej grupy.
4. Harmonogram – możliwe jest tworzenie ścieżki połączenia w zależności od godzin pracy i dni tygodnia.
5. Raportowanie i statystyki – w każdej chwili mamy wgląd do statystyk związanych z codziennym funkcjonowaniem naszej wirtualnej centralki.
Funkcje dodatkowe
1. Sekretariat/Recepcja/Asystent – istnieje możliwość przełączania i nawiązywania połączeń między Numerami Użytkowników.
2. Wybieranie tonowe (DISA) – użytkownicy Wirtualnej Centralki mają możliwość korzystania z opcji tonowego wybieranie Numeru Wewnętrznego podczas odsłuchiwania zapowiedzi głosowej.
3. Prezentacja Numerem Głównym – to funkcja, którą warto włączyć, jeśli chcemy, aby wszystkie połączenia wychodzące z naszej firmy były prezentowane pod jednym wspólnym numerem.
4. Przechowywanie nagrań – nagrania rozmów z klientami i kontrahentami mogą być przechowywane w systemie przez 90 dni od momentu ich realizacji. Po tym czasie będą one automatycznie kasowane. Możemy je w każdej chwili pobrać i zapisać na dysku komputera.
5. Historia Połączeń – dzięki Wirtualnej Centralce możemy sprawdzać historię połączeń dla Numeru Głównego oraz wszystkich Numerów Użytkowników.
6. Nagrywanie połączeń – Wirtualna Centralka rejestruje wszystkie rozmowy przychodzące, jak i wychodzące w naszej firmie. Można je później odsłuchać w Panelu Administratora.
7. Numer Wewnętrzny – Wirtualna Centralka umożliwia przypisanie do numeru użytkownika numeru skróconego (czterocyfrowego).
Jak zacząć korzystać z Wirtualnej Centralki?
Aby móc korzystać z Wirtualnej Centralki, musimy posiadać Numer Główny. Jeśli go nie mamy, powinniśmy skontaktować się z doradcą Play. Gdy już uda się nam uzyskać ów numer, powinniśmy wpisać go na stronie https://uslugidlafirm.play.pl. Tam wybierzemy sposób logowania – potwierdzenie na telefonie lub sms z linkiem. Aby potwierdzić decyzję, podajemy numer główny usługi Wirtualna Centralka. Możemy także podać numer kontaktowy z umowy.
Gdy już skonfigurujemy proces logowania, to możemy przygotować wszelkie ustawienia Wirtualnej Centralki dla naszej firmy. Będzie to scenariusz, który zawiera harmonogram, powitanie, przekierowania do osób lub grup, zapowiedzi poczty głosowej. Wszystkie informacje można w każdej chwili edytować w zakładce „Scenariusze”, w panelu użytkownika Play dla firm.
Podsumowanie
Wirtualna Centralka to bardzo praktyczne rozwiązanie, które sprawi, że połączenia głosowe w naszej firmie w końcu zostaną uporządkowane. Owa usługa od Play sprawi też, że łączność z naszą firmą będzie sprawiała wrażenie bardzo profesjonalnej, zorientowanej na kompleksową obsługę wszystkich spraw klienta lub kontrahenta. Aby dowiedzieć się więcej na temat Wirtualnej Centralki, warto skontaktować się z konsultantem Play, który wyjaśni wszelkie wątpliwości.
